1.1. ViFlowو Visio
وی فلو از ظاهر گرافیکی Visio استفاده می نماید. علاوه بر این امکان استفاده از تمام امکانات و توابع Visio وجود دارد و کاربران می توانند از تعداد زیادی از فرمت ها و لی آوت های طراحی و نمادها و شیء های ویزیو استفاده کنند.
1.2. چه کاری ViFlow انجام می دهد که Visio نمی تواند ؟
وی فلو تمام اطلاعاتی که کاربر وارد می نماید را در پایگاه داده ذخیره می نماید که البته شامل شکل گرافیکی کامل فرایندها نیز می باشد و کاربر همیشه فقط با یک فایل (که در آن تمام اطلاعات در دسترس است) کار می کنند.
داده ها و فقط یک بار جمع آوری و وارد پایگاه داده می شود و پس از آن می توان اطلاعات را به طور متمرکز نگهداری و استفاده نمود. برای مثال می توان یک فرایند را می توان در یک محل اصلاح کرد و این تغییر به صورت خودکار در سراسر پایگاه داده اعمال می گردد.
وی فلو فقط یک سری شکل های گرافیکی «گنگ» تولید نمی نماید، در وی فلو محل و منشاء هر شیء معلوم است و می توان ویژگی های آن را مرور کرد و یا آنرا پردازش مجدد نمود. به عنوان مثال می توانید فرایندی به نام فرایند « تهیه فاکتور» ایجاد نمود و از آن به عنوان زیر فرایندها در فرایندهای مختلف مانند «فرایندتامین کالا از انبار» یا «فرایندتهیه کالاهای خاص» و هر فرایند دلخواه دیگر استفاده نمود. چنانچه نیاز به تغییری در این زیر فرایند « تهیه فاکتور» باشد، از هر محل استفاده از این زیر فرآیند تغییر قابل انجام است و تغییر در کل محل های دیگر به شکل خودکار اعمال شده و فرایندها به روز می شوند.
1.3. ساختار فرایند
فرآیندها در وی فلو به شکل سلسله مراتبی چیده می شوند، این به این معنی که یک فرآیند می تواند ازتعداد زیادی از فرآیندهای دیگر تشکیل شده باشد و آن فرایندها هم به نوبه خود از فرایندهای دیگر تشکیل شده باشند لذا محدودیتی در این مورد وجود ندارد و فرایندها می توانند تا هر مسیر دلخواهی عمق داشته باشد و لینک بین آنها برقرار می شود. ولی لینک بازگشتی (یک فرایند، زیر فرایندها خودش باشد) مجاز نیست و توسط نرم افزار این لینکها قطع می شود.
بدین ترتیب یک مدل فرآیندیا هر مجموعه ای از فرآیندهای سازمان را می توان ترسیم و مستندسازی نمود.
می توان یک فرآیند خاص را جستحو نمود. برای این کار در نوار ابزار جستجو؛ عبارت مورد نظر را وارد کنید و روی آیکون ذره بین کلیک کنید تمام موارد یافت شده شامل عبارت خواسته شده به رنگ برجسته نمایان می شود
1.4. ساختار اطلاعات
مشابه فرآیندها در وی فلو داده / اطلاعات نیز به شکل سلسله مراتبی چیده می شوند و هر یک از اقلام داده ها / اطلاعات ممکن است به نوبه خود از اقلام داده ها / اطلاعات و غیره تشکیل شده باشد
در نتیجه تفاوتی ندارد که اطلاعات یک سند (به عنوان مثال فرم سفارش) باشدیا داده (شماره سفارش)، هر دو به عنوان اطلاعات در وی فلو تعریف می شود و ممکن است برای ارسال اطلاعات به داخل شکل گرافیکی فرایند و به شکل یک شاخه ورودی استفاده شود یا ممکن است به عنوان داده به یک فرایند اختصاص داده شود.
می توان یک شیء خاص اطلاعات را جستحو نمود. برای این کار در نوار ابزار جستجو؛ عبارت مورد نظر را وارد کنید و روی آیکون ذره بین کلیک کنید تمام موارد اطلاعات یافت شده شامل عبارت خواسته شده به رنگ برجسته نمایان می شود
1.5. ساختار حوزه (دپارتماتها و حیطه های کاری سازمان)
مشابه حالت فرآیند ها و اطلاعات، حوزه های سازمانی نیز به شکل سلسله مراتبی چیده می شوند. حوزه ها را می توان با کشیدن و رها کردن به حوزه های سازمانی دیگر اختصاص داد.
با استفاده از این ساختار می توان یک نمودار سازمانی ایجاد کرد که از طریق HTML در دسترس بوده و بطور ساده تر قابل مرور است.
می توان حوزه های سازمانی را جستحو نمود. برای این کار در نوار ابزار جستجو؛ عبارت مورد نظر را وارد کنید و روی آیکون ذره بین کلیک کنید تمام موارد اطلاعات یافت شده شامل عبارت خواسته شده به رنگ برجسته نمایان می شود
1.6. مهم ترین فیلدهای اطلاعات
نام کوتاه (